المهام الإدارية والفواتير

فواتير الموردين والإيصالات، تُقرأ وتُسجَّل.

فواتير الموردين والإيصالات التي تصل بالبريد الإلكتروني أو بالصورة تُقرأ وتُطابَق وتُسجَّل في Xero أو QuickBooks. وما كان غير واضح يُحال إليك.

احصل على فحص مجانياحجز مكالمة لمدة 15 دقيقة
كومة فواتير، تُقرأ وتُسجَّلمثال

فاتورة من مورّد الورق، وصلت بالبريد الإلكتروني

  1. قراءة اسم المورّد والتاريخ والإجمالي
  2. مطابقتها مع ما طلبته
  3. تسجيلها في Xero، جاهزة للدفع
  4. صورة إيصال وقود، قراءتها وتسجيلها
  5. فاتورة بلا تاريخ، أُحيلت إليكللإصلاح

4 سليم1 للإصلاح أولًا

المشكلة

تتراكم الفواتير وأنت منشغل بعملك.

  1. 01

    تصل فواتير الموردين إلى بريدك الإلكتروني، وتبقى الإيصالات صورًا على هاتفك.

  2. 02

    يجب فتح كل واحدة وقراءتها وإدخالها في الدفاتر يدويًا.

  3. 03

    تؤجّل الأمر، ثم تعود إليك فاتورة كنت قد نسيتها.

  4. 04

    في آخر الشهر تكبر الكومة، وهي مهمة لا يحبها أحد.

ما يحدث عادةً

  • تُجمَع الفواتير والإيصالات وتُدخَل دفعة واحدة، حين يتوفر الوقت.
  • قد تفوت فاتورة أو تُدفَع مرتين، لأنه لا توجد قائمة واحدة واضحة.
  • على من يُدخل البيانات أن يخمّن الفئة التي تنتمي إليها الفاتورة.
  • يتسلّم محاسبك كومة مختلطة وعليه أن يفرزها.

كيف نفعل ذلك

  • تُقرأ الفواتير والإيصالات فور وصولها، سواء بالبريد الإلكتروني أو بالصورة.
  • تُطابَق كل واحدة مع ما طلبته وتُسجَّل في Xero أو QuickBooks.
  • ما كان غير واضح يُحال إليك، بدل أن يُسجَّل بالتخمين.
  • تظهر لك قائمة قصيرة بما وصل، فلا يضيع شيء.

كيف يعمل

خطوات العمل

  1. 01أخبرنا من أين تصلك الفواتير

    أي بريد إلكتروني، وأي نظام محاسبة لديك الآن.

  2. 02نجهّزه ونختبره

    ترسل إلينا بعض الفواتير والإيصالات الحقيقية، وتشاهدها وهي تُسجَّل.

  3. 03يعمل من ذلك الحين فصاعدًا

    تُقرأ الفواتير والإيصالات الجديدة وتُسجَّل، وما كان غير واضح يصلك.

يراقب دائمًا

يراجع عمله بنفسه

تُراجَع كل فاتورة مرة أخرى بعد تسجيلها، فيُكتشف الخطأ وهو صغير، لا في نهاية السنة.

يراقبمثال
  1. فاتورة تشبه فاتورة سُجِّلت من قبلتم الفحص
  2. إجمالي لا يطابق الطلبتم الفحص
  3. فاتورة ينقصها التاريخ أو اسم المورّدتم الفحص
  4. إيصال أُرسل ولم يُسجَّلتم الفحص

ما تحصل عليه

ما تشمله الخدمة

  • قراءة الفواتير والإيصالات من البريد الإلكتروني ومن الصور
  • استخراج اسم المورّد والتاريخ والإجمالي والضريبة نيابةً عنك
  • مطابقة كل واحدة مع الطلب حيثما وُجد
  • تسجيلها في Xero أو QuickBooks أو النظام الذي لديك بالفعل
  • ما كان غير واضح يُحال إليك، ولا يُسجَّل بالتخمين أبدًا
  • قائمة قصيرة بما وصل، تراجعها في دقائق
لفريقك التقنيالجانب التقني، لمن يتولى أنظمتك.
  • تصل الفواتير عبر صندوق بريد من اختيارك، أو بالصورة، وتُستخرج بياناتها في حقول منظمة.
  • تُكتب القيود في Xero أو QuickBooks أو نظام المحاسبة لديك عبر واجهة API الخاصة به.
  • ما كانت درجة الثقة فيه منخفضة يُحجَز لمراجعة شخص، ولا يُسجَّل.
  • يُحفظ سجل بكل فاتورة وكل مطابقة وكل تصحيح، ليتمكن محاسبك من تتبع المسار.
  • تُحدَّد قواعد التصنيف مرة واحدة وتُعدَّل بحسب تصحيحاتك.
  • البيانات مشفَّرة أثناء النقل وعند التخزين، وتُستضاف في مناطق المملكة المتحدة أو الاتحاد الأوروبي حيثما يسمح المزوّد.

أسئلة وأجوبة.

ما هذه الخدمة في جملة واحدة؟

فواتير الموردين والإيصالات التي تصل بالبريد الإلكتروني أو بالصورة تُقرأ وتُطابَق وتُسجَّل في دفاترك.

ماذا يحدث لفاتورة لا يستطيع قراءتها؟

تُحال إليك. ولا تُسجَّل بالتخمين أبدًا.

مع أي برنامج محاسبة يعمل؟

مع Xero أو QuickBooks أو نظام المحاسبة الذي لديك بالفعل.

هل يدفع الفواتير؟

لا. يقرؤها ويسجلها، وأنت من يقرر ما يُدفَع.

كم التكلفة؟

نحدد السعر بما يناسب أعمالك، ويكون واضحًا لك قبل أن نبدأ التنفيذ.

خدمات مكمّلة

واصل التصفح

أخبرنا من أين تصلك الفواتير، وسنريك كيف تُقرأ وتُسجَّل.

كل خدمات المهام الإدارية والفواتير
احصل على فحص مجاني احجز مكالمة لمدة 15 دقيقة